マンション共用部の照明やインターホンを更新するとき、居住者への周知でいちばん大事なのは「いつ、何が、どのくらいの時間使えなくなるか」と「住戸の中に入る作業があるか」を分けて伝えることです。共用廊下や階段の照明は共用部だけで作業が終わることが多い一方、インターホンはエントランスの機器と各住戸の機器がひとつのシステムでつながっているため、住戸内の作業と在宅の調整が必要になる場合があります。この記事では、マンション管理会社のご担当者さま向けに、掲示から当日までの段取りを整理します。
どの設備をいつ更新するかという計画の立て方はマンション管理会社向け｜計画修繕に電気設備を載せる調査・予算化の時間軸で、共用部の工事の発注先をまとめる考え方はマンション共用部の電気工事｜一社にまとめる5つのメリットで扱っています。このページは、工事が決まったあとの「居住者対応と当日の進め方」に絞ります。
照明とインターホンでは、居住者への影響が違う
共用部の照明更新は「暗くなる場所と時間」を伝える
廊下・階段・エントランスの照明器具を交換するときは、多くの場合、作業する回路の電源を切ってから作業します。その間は、同じ回路につながっている照明が点きません。日中の作業でも、窓の少ない内廊下や階段室は暗くなることがあるため、周知では「何階のどの範囲が、何時ごろ消灯するか」まで書いておくと、居住者からの問い合わせが減ります。
どの照明がどの回路につながっているかは、建物によって違います。工事の前に分電盤と回路を確認し、消灯する範囲を確定させてから掲示文をつくるのが順番です。内廊下や階段室の照明には非常用の照明装置が含まれていることもあるため、交換の対象に入るかどうかも施工側に確認しておきます。
インターホンの更新は「住戸に入るかどうか」が分かれ目
集合住宅のインターホンは、エントランスに付いている集合玄関機と、各住戸の室内の親機・玄関の子機がつながって動いています。パナソニックの賃貸住宅向けワイヤレスインターホンの案内でも、現地調査の段階で「共用部・専有部チェック（現状機器使用・配線など）」を行う流れが示されています。同じ案内の機器紹介でも、室内のインターホン親機と玄関のドアホン子器は「専有部」の機器として示されています。そのため、共用部の機器だけを替えて終わりにはならない場合があり、住戸の室内機を入れ替える場合は、各住戸に入る作業が発生します。
同じ案内の事例には、既存の配線を流用して住戸内の配線工事を不要にした例も載っています。住戸内でどこまで作業するかは、既存の配線と採用する機種で変わるため、現地調査の結果が出るまでは「住戸内の作業あり」として周知の準備を進めておくほうが安全です。
また、機器を切り替える作業中は、呼び出しやオートロックの解錠が一時的に使えない時間帯が出ることがあります。宅配や来客が多い時間帯を避けられるか、その間の出入りをどう案内するかを、施工側と事前に決めておきます。住戸のインターホンが火災などの警報表示を兼ねている建物では、切替中に警報の表示や通報が止まらないか、消防設備としての手続きが要るかも、施工側と消防設備の点検業者に確認し、必要に応じて所轄の消防署にも相談しておきます。
周知文に入れておきたい項目
掲示や各戸への配布文には、少なくとも次の項目を入れておくと、当日の行き違いを減らせます。
▶ 工事の日程と時間帯
予備日がある場合は、予備日も一緒に書きます。
▶ 使えなくなる設備と、その時間
「〇階の共用廊下の照明が消灯」「インターホンの呼び出しと解錠が使えない」のように、設備ごとに書きます。
▶ 住戸内に入る作業の有無と、在宅をお願いする時間
1戸あたりの作業時間の目安は、施工側に確認したうえで記載します。
▶ 在宅できない場合の連絡方法と、再訪の日程
回答の締め切りと、連絡先（管理会社の窓口）を明記します。
▶ 作業員の見分け方
社名入りの作業着や名札など、施工側と取り決めた目印を書いておくと、住戸に入る作業でも居住者が安心しやすくなります。
住戸内への立ち入りの扱いや、居住者への通知の方法・時期は、各マンションの管理規約や理事会の決めごとによって異なります。周知文の内容と配布の時期は、分譲マンションでは管理組合と、賃貸マンションではオーナーさまと確認したうえで決めてください。貸し出されている住戸は、所有者と入居者の両方に届くようにしておくと行き違いが減ります。
掲示から当日までの段取り
工事が決まってから当日までは、おおむね次の順で進めると抜け漏れが出にくくなります。
① 影響範囲の確定
現地調査で、消灯する回路の範囲（同じ回路に照明以外の機器がないかも含む）と、インターホンの住戸内作業の有無を確定します。
② 掲示と各戸への配布
住戸内の作業がある場合は、在宅できる時間帯を回答してもらう用紙を付けます。
③ 回答の集計と訪問順の組み立て
回答をもとに、施工側が住戸を回る順番と人数を組みます。未回答の住戸には、締め切り前に再度ご案内します。
④ 前日までの再掲示
エントランスやエレベーター内に、日時と使えなくなる設備をもう一度掲示します。
⑤ 当日の作業と完了の確認
照明は点灯の確認、インターホンは各住戸との呼び出し・解錠の動作確認までを一区切りにします。
⑥ 不在住戸への再訪と完了のお知らせ
当日に入れなかった住戸は再訪の日程を個別に調整し、全戸が終わった段階で完了を掲示します。
当日の現場について事前に決めておくこと
当日は、居住者が普段どおり生活しているなかでの作業になります。次の点は、事前に施工側と管理会社の間で決めておくと現場が止まりにくくなります。
- 脚立や資材を置く場所と、居住者の通行を確保する動線
- インターホンが使えない時間帯の、来客・宅配への案内（エントランスの貼り紙、管理員さんの対応など）
- 居住者から質問や苦情を受けたときの連絡先（現場の責任者と管理会社の窓口）
- 作業の終了報告を、いつ・誰が・どの形で管理会社に伝えるか
工事のあとに受け取る記録や写真の確かめ方は、電気工事の完了時に受け取る記録｜法人担当者が引き渡しで確かめる書類と写真にまとめています。
まとめ：周知は「設備ごと」「住戸内の有無」で分けて考える
共用部の照明とインターホンの更新は、居住者への影響の出方が違います。照明は共用部だけで終わることが多い一方、インターホンは住戸内の機器に作業が及ぶことがあります。照明は消灯する範囲と時間を、インターホンは住戸内の作業と在宅の調整を中心に、周知と段取りを組み立てることがポイントです。
株式会社スマイルパートナーは、共同住宅を含む管理物件の蛍光灯からLED照明への切替工事をはじめ、各種電気工事を、全国対応・現場ごとの請負でお受けしています。現地調査で影響範囲を確かめるところから、管理会社のご担当者さまと一緒に工程を組み立てます。