このページの結論
株式会社スマイルパートナーは、電気工事会社さま・エアコン工事会社さま向けに事務所業務の代行（バックオフィス代行）を月40万円〜で承っています。御社専用の電話番号を発行し、御社専用のシステムをご用意したうえで、電話受付・受注業務・配車・作業依頼・完了報告・代行集金の管理・預かり在庫の管理・施工写真の送付と管理・作業員ごとの料金マスタ管理・資格管理・契約書管理・在庫管理・入金確認・請求書発行・支払明細書の発行までを一式で行います。元請けとして1次請負を担ってきた電気工事とエアコン工事の専門会社なので、工事の中身がわかったうえで運用できるのが一般的な事務代行との違いです。
こんな会社さまに向いています
- 職人はいるが、事務を回す人がいない。社長が現場に出ながら電話も取っている
- 受注は増えたのに、配車と請求が追いつかない
- 事務員を採用したいが、工事のことを一から教える余裕がない
- 繁忙期になると事務が破綻する。請求が翌々月になってしまう
- 現場に出ていて電話を取れず、失注している実感がある
- 作業員ごとの単価や資格の管理が、頭の中と紙にしかない
いずれも「人を雇えば解決する」問題ですが、雇って教えるまでの時間と、その人が辞めたときのリスクが残ります。当社は工事の運営そのものを本業にしているため、教育の時間なしで動けます。
代行する業務
受注が入ってから入金が確認できるまで、ひと続きでお引き受けします。一部だけの切り出しではないので、業務のつなぎ目で止まりません。
| 受付・受注 | 電話受付／受注業務 御社名でお電話を受け、工事の内容を聞き取って受注まで進めます。 |
|---|---|
| 手配・進行 | 配車／作業依頼 どの作業員をどの現場に充てるかを組み、依頼を出します。 |
| 完了処理 | 完了作業／完了報告／施工写真の送付や管理一式 現場からの報告を受け、御社の取引先へお戻しする形に整えます。 |
| 入出金 | 代行集金管理／入金確認／請求書発行／支払明細書発行 請求を出し、入金を消し込み、作業員への支払明細まで作成します。 |
| 管理 | 預かり在庫管理／在庫管理／作業員毎の料金マスタ管理／資格管理／契約書管理 誰にいくら払うのか、どの資格を持っているのか、契約はいつまでか。散らばりやすい情報を一元管理します。 |
一部だけのご依頼もご相談ください
基本は一式でのお引き受けですが、「電話受付と配車だけ」「請求まわりだけ」といった部分的なご依頼についてもご相談を承っています。現在どこが詰まっているのかをお聞かせいただければ、必要な範囲をご提案します。
専用の電話番号と専用システム
御社の看板で動くための土台を、こちらでご用意します。
御社専用の電話番号を発行
共有の代表番号ではなく、御社専用の番号を発行します。その番号にかかってきたお電話は御社名で受けるため、お客様から見て継ぎ目がありません。
御社専用のシステムを提供
受注・配車・完了報告・請求までを1か所で見られる御社専用のシステムをご用意します。社長が現場からでも進捗を確認できます。
工事の運営ノウハウごと
当社が15万件以上の施工で使ってきた運用の形をそのまま使えます。ゼロから業務フローを作る必要がありません。
取り逃がしをなくす
現場に出ていて出られなかった電話は、そのまま失注につながります。受けられる体制があること自体が売上に効きます。
一般的な電話代行との違い
「電話を受けてくれるサービス」は他にもあります。違いは工事の中身がわかるかどうかです。
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| 場面 | スマイルパートナー | 一般的な電話代行 |
|---|---|---|
| 工事の問い合わせ | 内容を聞き取り、受注まで進める | 用件を聞いて取次ぎ・折り返し依頼 |
| 「いくらぐらい？」 | 標準工事の範囲と条件をその場で説明できる | 答えられない |
| 日程の調整 | 作業員の空きを見て日程を確定できる | 社内に確認が必要 |
| 配車 | そのまま手配まで | 対象外 |
| 完了報告・請求 | 完了処理から請求・入金確認まで | 対象外 |
| 作業員への支払 | 料金マスタをもとに支払明細を発行 | 対象外 |
まずは、いまの体制をお聞かせください
受注件数、作業員の人数、いま誰が何をしているのか。お聞きしたうえでどこまで代行できるか・月額いくらになるかをご案内します。
- Zoom以外のツールでも承ります
- 対面でのお打合せ・ご訪問も可能です
- 確定した日程の1時間前まで、キャンセル・変更ができます
お電話でのご相談は 043-235-7222
導入までの流れ
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お打ち合わせ
現在の受注件数、作業員の人数、業務の流れ、詰まっている工程をお聞きします。オンラインでも対面でも構いません。
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ご提案とお見積り
お引き受けする範囲と月額をご提示します。売上規模やお取り扱いの件数によって変わります。
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ご契約
業務委託契約を締結します。取り扱う情報の管理についても取り決めます。
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準備
御社専用の電話番号を発行し、専用システムをご用意します。作業員の情報、料金マスタ、取引先の情報を移します。
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運用開始
電話の受付から始めます。最初は御社と並走しながら、判断の基準をすり合わせていきます。
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定着
御社は現場と営業に専念できる状態になります。月次で運用状況をご報告します。
料金
| 内容 | 料金 |
|---|---|
| バックオフィス代行 電話受付から入金確認・支払明細発行まで一式 | 月40万円〜 |
- 月額・税別です。売上規模やお取り扱いの件数によって変わりますので、まずは現在の体制をお聞かせください。
- 御社専用の電話番号の発行、専用システムのご用意を含みます。
- 一部の業務だけをお引き受けする場合の料金は個別にご相談ください。
よくあるご質問
当社の名前で電話を受けてもらえますか
はい。御社専用の電話番号を発行し、その番号にかかってきたお電話は御社名でお受けします。お客様から見て、御社の事務所に電話がつながっているのと同じ状態になります。
工事の内容を聞かれても答えられますか
答えられます。当社は元請けとして1次請負を担ってきた電気工事・エアコン工事の専門会社です。標準工事に含まれる範囲、追加費用が発生する条件、施工にかかる時間といった内容をその場でご説明できます。一般的な電話代行との一番の違いです。
一部の業務だけお願いできますか
基本は一式でのお引き受けですが、「電話受付と配車だけ」「請求まわりだけ」といった部分的なご依頼もご相談を承っています。いまどこが詰まっているのかをお聞かせください。
料金はいくらになりますか
月40万円〜（税別）です。売上規模やお取り扱いの件数によって変わりますので、まずは現在の受注件数と作業員の人数をお聞かせください。オンラインの打ち合わせでその場でおおよその目安をご案内できます。
どのくらいの規模の会社が使っていますか
職人が数名という規模から、事務を1〜2名で回している規模までさまざまです。「社長が現場に出ながら電話も取っている」状態の会社さまが、最も効果を実感されています。
当社の取引先の情報を渡すことになりますが、大丈夫ですか
業務委託契約のなかで、取り扱う情報の管理について取り決めたうえで運用します。当社も同じ業界で商売をしているため、この点は慎重に扱っています。ご懸念があれば、契約前に具体的にご相談ください。
工事そのものも頼めますか
できます。事務所業務の代行と、工事の請負・応援は別々にでも、あわせてでもお受けできます。工事については工事の応援・代行サービスをご覧ください。